23 enero 2008

Cómo ahorrar con las telecomunicaciones - Consejo 5: Acceso a Internet y cuentas de correo para toda la empresa

Hoy os traigo un nuevo capítulo de la Guía para ahorrar con las Telecomunicaciones en donde abordamos un nuevo enfoque, en este caso muy básico pero no por ello deja de ser de total actualidad.

Resumen: La tecnología siempre es un gasto que cuesta entender que es necesario, pero en el caso de Internet y el correo electrónico no solo influye eso sino que además aparece como una amenaza para el aprovechamiento del tiempo de los empleados, al permitirles no solo navegar por lugares de ocio y entretenimiento sino comunicarse con sus amigos con la evidente perdida de tiempo que supone, sin embargo la realidad es que se trata de una inversión imprescindible hoy en día.

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CONSEJO 5.- Acceso a Internet y cuentas de correo para toda la empresa.

Aquí siempre se desata la polémica, pues la mayoría de los pequeños empresarios pensamos en que si todos los empleados tienen acceso a Internet, van a perder mucho el tiempo navegando en temas personales y chateando con los amigos en vez de hacer su trabajo. Eso es correcto y de hecho nadie podrá impedir que lo hagan, pero ¿quien puede impedir que llamen a su novia o novio desde su teléfono de la empresa? ¿Quién va a poder evitar que hagan la quiniela durante el horario laboral? Nadie, sinceramente nadie, por lo cual, el problema no está en que puedan navegar, sino en la responsabilidad de cada persona.

Tener acceso a Internet ya hemos explicado anteriormente algunas de las múltiples ventajas que nos puede ofrecer, pero hay una mucho mayor que todas las expuestas hasta el momento. Me refiero a la versatilidad, gratuidad e inmediatez del correo electrónico.

Si yo tengo que enviar un documento al abogado, una factura a un cliente, una solicitud de un presupuesto a un proveedor, ¿Cuál es la forma más rápida y más barata? ¿Enviarle un fax? ¿Mandárselo por correo ordinario? ¿Llamarle? Creo que no hay posible discusión sobre este tema, pues cuando envío un email, la otra persona, si esta conectada en ese momento, lo recibe en cuestión de segundos/minutos dependiendo del servidor y del peso (kb) de nuestro envío, y puede contestarnos en cuestión de minutos a nuestra petición, e incluso en el caso de que hubiéramos enviado un documento y no fuera el apropiado, nos lo puede comunicar instantáneamente y hacerle un nuevo envío, es más, voy a poner un par de ejemplos para hacer este punto más ilustrativo:

1. Necesitamos que el abogado nos verifique un contrato que vamos a proponer a un cliente pero no estamos seguros de la legalidad o si nos hemos dejado algún cabo sin atar. Si lo enviamos por email no solo es mucho más rápido y más barato como hemos visto, sino que el propio abogado puede corregirnos sobre nuestro propio documento y devolvérnoslo de inmediato. ¿cuánto vale ese ahorro de tiempo? ¿en cuánto valora esa versatilidad?. Si solo hubiera tenido acceso a Internet el Gerente, habrían necesitado que estuviera en la oficina en ese momento o esperar a que llegase.

2. Buscamos una oferta de un proveedor de XXXX. Lo buscamos por internet y encontramos varios, de los cuales desconocemos cual es de mayor fiabilidad, precios, plazos de entrega, garantías de calidad, etc. ¿qué hacemos? Mandamos un email a los 5 ó 6 que nos parecen más interesantes y les pedimos exactamente lo mismo, con el mismo texto en el email, y en solo un par de minutos lo hemos hecho todo.

3. Un cliente nuevo nos quiere realizar una compra pero nos quiere pagar en varios plazos y tenemos cierta desconfianza hacia la credibilidad que nos ofrece y sin embargo necesitamos la venta. ¿Qué hacemos? Podemos pedir informes a empresas que se dedican a ello, pero hoy internet nos permite averiguar información de dicha empresa en cuestión de minutos. El propio comercial puede entrar en webs como www.nomefio.com ó www.einforma.com y conocer quienes son los propietarios, el domicilio social, e incluso si tiene incidencias judiciales, etc Con esa información puede buscar en los principales buscadores información sobre la empresa y los propietarios y ver si aparece como empresa con credibilidad o al contrario si alguien habla como empresa problemática. No es una solución definitiva pero nos puede ayudar bastante.

4. Un cliente llama a la centralita y pide información sobre un producto o servicio que vendemos pero los comerciales no se encuentran en ese momento en la oficina porque están visitando clientes. El cliente dice que le envíen por correo electrónico la oferta con la información. ¿Alguien se imagina lo que pensaría si se le dice que se le envía por fax o por correo ordinario? ¿o que se le envía cuando llegue el gerente que es el único que tiene acceso al email?

Insisto en que soy consciente en la polémica que desata este punto, pero creo que el problema es cuestión de formación y selección de las personas adecuadas y no del servicio como tal.

Bueno, hoy hemos tratado otro aspecto importante de Telecomunicaciones, que como siempre está destinado a aminorar los costes de esta área de la empresa, a generar algún tipo de ingresos o mejorar la imagen de la misma, mientras tanto os digo como siempre, seguid SOÑANDO EN GRANDE, no os conforméis con menos, que es la mayor fuente de energía para lograr el éxito. Hasta pronto.